اهمیت توانایی در نگارش مکاتبات اداری

در هر شغل و منصبی که قرار گرفته باشید برای پیشبرد اهداف و رسیدگی به امورات زندگی بعضا نیاز دارید با شرکت، سازمان و یا اداره ای مکاتبه و نامه نگاری کنید اگر شما در آیین نگارش مکاتبات اداری مهارت لازم را داشته باشید در انتقال خواسته خود بهتر عمل خواهید کرد.

معمولا در ادارات و سازمان ها نیز کارمندانی که توانایی و مهارت کافی در نگارش نامه های اداری دارند بیشتر مورد توجه مدیران هستند و نگارش نامه های مهم خارج از سازمانی را بر عهده این افراد قرار می دهند. اهمیت این موضوع به قدری است که ادارات دولتی در آموزش های سالانه خود دوره های با عنوان آیین نگارش مکاتبات اداری برای کارکنان خود برگزار می کند.

افرادی در حوزه و حرفه خود توانایی و تخصص لازم را دارند اما در نگارش نامه های اداری ناتوان هستند. از آنجا که نوشتن نامه اداری یک مزیت و ویژگی برای فرد محسوب می شود حتی شرکت های خصوصی نیز در استخدام های خود این موارد را نیز مدنظر قرار می دهند.

بعضی وقت ها هم ممکن است فردی اصلا شغلی نداشته باشد و یا شغل او با مسائل اداری مرتبط نباشد باز هم این فرد نیازمند آن است برای رسیدگی به امورات خود مکاتباتی انجام دهد. مکاتبه با آموزش و پرورش محل تحصیل فرزندان، مکاتبه با شهرداری و دستگاه های خدمات رسان ، مکاتبه با موسسات مالی از جمله مواردی است که هر کدام از ماها در زندگی شخصی خود ممکن است با آن مواجه شویم.

بالا بردن دانش نگارش مکاتبات با آموزش

آموزش باید در سرتاسر زندگی افراد جاری باشد با آموزش دیدن زندگی راحت تری در پیش روی ما قرار دارد. اگر شما هم در نوشتن نامه های اداری مشکل دارید و مدام در تلاش هستید فردی را پیدا کنید تا این کار را برای شما انجام دهد بدنبال آموزش بروید.

علاقمندان به نامه نگاری اصولی می توانند در دوره آموزشی روش‌های نوین درست‌نویسی و آیین نگارش مکاتبات اداری که در آریا داناک برگزار می شود شرکت کنند. با شرکت در این دوره توانایی درست نویسی و همچنین نکات اصولی و استاندارد را در نگارش مکاتبات اداری فرا خواهید گرفت.

آیین نگارش مکاتبات اداری

دوری از تجملات در نوشتن، ساده نویسی، بکار بردن مفاهیم صحیح، اجتناب از اشتباهات زبانی و در یک کلمه درست نویسی باید در نامه نگاری اداری بکار گرفته شود.

برای اینکه پیامی منتقل شود پنج عنصر لازم است که در ادامه به آن اشاره می شود.

پیام دهنده: فردی که خواسته و یا گزارشی را از طریق یک نامه می خواهد یک ارتباط را برقرار کند.

پیام گیرنده : فرد و یا سازمانی که به عنوان مخاطب پیام را دریافت می کند.

اصل پیام: خواسته ای و درخواستی که برای برقراری ارتباط است.

وسیله ارتباط : شکل بیان و وسیله انتقال پیام است که بشکل شفاهی، مکتوب و یا ترکیبی است.

اثر پیام : در ارتباط گیری فرد پیام دهند منتظر بازخورد یا نتیجه آن خواهد بود.

نامه های اداری دارای خصوصیاتی از جمله تاریخ و شماره است که معمولا در گوشه بالای سمت چپ درج می شود. و باید در نگارش نامه به عنوان گیرنده و فرستنده، موضوع نامه، نام و سمت امضا کننده توجه شود.

جدا از ساختار یک نامه اداری که باید شاکله آن حفظ شود بخش متن نامه بسیار مهم است که باید در شفافیت، ساده نویسی و اختصار توجه زیادی کرد. اگر متن نامه بسیار کوتاه باشد و نتواند پیام را انتقال دهد دارای اشکال و برعکس اگر متن نامه بسیار طولانی باشد معمولا از حوصله مخاطب خارج است و شاید آنطور که باید و شاید است نتوانید نتیجه مطلوب را از نامه بگیرید.

نکات کلیدی در نگارش نامه

دو نکته کلیدی که در نگارش مکاتبات اداری باید مورد توجه قرار شروع و پایان متن نامه است اگر می خواهید نامه را برای مقام بالاتر بنویسید بهتر است با « باستحضار میرساند » شروع شود. اگر برای مقام هم سطح می نویسید از « به آگاهی می رساند» استفاده کنید و اگر برای مقام پایین دست می نویسید نامه خود را با « به اطلاع می رساند شروع کنید.

همچنین برای پایان نامه ای که برای مسئول بالادست می نویسید « خواهشمند است » بکار ببرید. برای مسئول هم تراز « مقتضی است » استفاده کنید و برای مقام های رده پایین تر با « شایسته است » نامه خود را به پایان ببرید.