در این مقاله میخواهیم به موضوع ۹ راهکار مهم برای برگزاری جلسات مؤثر و مهمترین نکات در جلسات با قلم فرشاد مقامی اصل می پردازیم.
روزهای ما گاهی سرشار از دور بی‌پایانی از جلسات حضوری و غیرحضوری(مجازی) است که در میان ساعات کاری برای رسیدن به ضرب‌الاجل‌ها و به دست آوردن نتایج، فشرده شده‌اند. اگرچه اغلب جلسات برای تقویت روابط و بالا بردن کارایی برگزار می‌شوند، اما حقیقت این است که اکثر آنها بیش از آن‌چه ارزش افزوده‌ای داشته باشند وقت‌گیر هستند و اغلب ما را به اهداف واقعی‌مان نمی‌رسانند.
در این مقاله می‌خواهم بگویم که چگونه می‌توانیم جلسات مؤثر و به‌یادماندنی خلق کنیم. قبلا در خصوص مواردی که در سخنرانی هایتان نباید به آن اشاره شود پرداختیم می توانید به آن مقاله مراجعه کنید.
جذب و حفظ توجه مخاطبان‌تان برای داشتن جلسات موثر، عنصری کلیدی است. اغلب اوقات، ما زمان زیادی را صرف آماده‌سازی و «آزار خود» برای تشریح جزییات، فایل ارائه، اسلایدهای پیچیده و سایر موارد جانبی که تصور می‌کنیم وجودشان ضروری است، می‌کنیم، اما بسیاری از حاضران این اسلایدها و اطلاعات پیچیده را زیاد از حد، می‌دانند؛ این را می‌توانید در چشمان خمارشده‌شان که نشانی از ذهن‌های سرگردانشان است، ببنید.
پس از بیست سال تسهیل‌گری جلسات، اجرای جلسات کوچینگ گروهی، کارگاه‌ها و سمینارها یاد گرفته‌ام که مؤثرترین جلسات آن‌هایی هستند که نه تنها اطلاعات را انتقال می‌دهند بلکه حسی از تملک در فرآیند به حاضران داده و حسی از توانمندی خلق می‌کنند که سبب هدایت افراد به سمت اقدام و عمل می‌شود.
در اینجا یک فهرست حاوی ۹ راهکار مهم برای برگزاری جلسات مؤثر را می‌آورم:
۱ . کمتر نگران باشید
کمتر درباره فایل ارائه خودتان نگران باشید. بیشتر درباره چگونگی مشتاق کردن و مشارکت دادن حاضران، تأمل کنید. بیندیشید که می‌خواهید خروجی و نتیجه جلسه چه باشد. اطلاعات و واقعیت‌ها را به شکلی خشک و بی‌روح ارائه نکنید. ایده‌های خود را به گونه‌ای به اشتراک بگذارید که شنوندگان را با حس قدرت و اشتیاق به سمت اقدامی الهام‌بخش رهنمون سازد.
۲ . هدف را تشریح کنید
هدف جلسه را تشریح کنید. جلسه را با شفاف‌سازی چشم‌انداز خود آغاز کنید. به روشنی آن چه حاضران از سرمایه‌گذاری کردن زمان‌شان و گوش کردن به شما به دست می‌آورند را وارد گفتگو کنید.
۳ . پذیرش گروهی
فرصتی برای گفت و شنود و مباحثه خلق کنید. آدم‌هایی که به آنها توجه نشود، نه حمایت می‌کنند و نه می‌پذیرند. پذیرش و حمایتِ گروهی است که اهمیت دارد.
۴ . انتظارات را شفاف کنید
با این پرسش آغاز کنید که انتظارات افراد گروه چیست. تشریح کنید که چرا آنها آنجا هستند و شما امید دارید با هم به چه دستاوردی برسید. اطمینان حاصل کنید که همه حاضران دارای درک مشترکی هستند.
۵ . قدرت اکنون
تنها فرد متکلم وحده نباشید. بهترین جلسات، جلساتی هستند که کل گروه به طور کامل مشارکت می‌کنند و ایده‌های خود را در سفر اکتشاف مشترک‌شان با شما به اشتراک می‌گذارند.
۶ . شفافیت
محیطی امن برای شفافیت کامل خلق کنید. این مسئله را واضح کنید که برای کمک به یکدیگر آنجا هستید. اگر حاضران احساس کنند که نمی‌توانند آزادانه موضوعات و چالش‌هایشان را مطرح کنند، شما با جلسه‌ای بسیار ناکارآمد بر جای خواهید ماند. از شوخی استفاده کنید. گشوده باشید و ضعف خود را پنهان نکنید. نه تنها موفقیت‌ها، بلکه برخی از شکست‌هایتان را به اشتراک بگذارید. حسی از هم‌سطح بودن و قابلیت اطمینان ایجاد کنید.
۷ . صمیمی و بی‌ریا باشید
بگذارید حاضران بدانند که موفقیت آنها چقدر برای شما اهمیت دارد. برای گرفتن و دادن بازخورد خجالت نکشید. ارتباطات باز، کلیدی است. صمیمی و بی‌ریا باشید. با گفتن این که سهیم شدن آنها چقدر در موفقیت تیم اثر دارد، بگذارید بدانند شما حقیقتاً به آنها اهمیت می‌دهید. شما با هم در این کار شریک هستید.
۸ . خلق لحظه حیرت‌انگیز
در طول جلسه، یک لحظه حیرت‌انگیز ایجاد کنید. به خلاقیت خود اجازه بروز دهید. از استفاده از شوخ‌طبعی نهراسید. «بیرون از محدوده» بیندیشید. نکات و ایده‌های خود را با به اشتراک‌گذاری داستان‌های موفقیت، رضایت‌نامه‌ها یا بازخورد دیگران تشریح کنید. تیم را به حضور یک مهمان یا سخنران، سورپرایز کنید. هر کاری می‌کنید، همیشه بیش از انتظارشان به آنها عرضه کنید.
۹ . قدردانی
قدردانی خود را با تشکر صمیمانه از حضار برای حضور و سهیم شدن‌شان نشان دهید. مهمترین نکات جلسه را مستند کرده و به آنها کمک کنید یک برنامه اقدام مناسب تهیه کنند.
راهبری یک جلسه به معنای گرداندن صرف آن نیست. رسالت گرداندن یک جلسه این است که افراد مشتاقانه اطلاعاتی را به صورت خودخواسته به اشتراک بگذارند که آنها را به سمت هدف و تأثیرات مشترک برای به دست آمدن نتایج دلخواه به اقدام بیندازد. شما چند مورد از 9 مورد بالا را برای توانمند کردن تیم‌تان و بالا بردن کارایی جلسات تان استفاده خواهید کرد؟