نکات مهم و کلیدی برای برگزاری همایش

برنامه ریزی یک همایش برای شما و تیمتان می تواند یک تجربه ی سرگرم کننده و هیجان انگیز باشد، اما ممکن است تا حدی سخت و طاقت فرسا نیز باشد. از انتخاب محل برگزاری همایش گرفته تا انتخاب موضوع همایش، چیزهای زیادی برای فکر و بررسی وجود دارد. به همین دلیل است که ما یک چک لیست از نکات مهم و کلیدی برای برگزاری همایش برای کمک به شما ایجاد کرده ایم.

شما می توانید در تدارکات برنامه ریزی یک همایش، گم شوید و لذت این فرآیند را از دست بدهید و گیج و خسته شوید. اما برای اینکه از موفقیت آمیز بودن همایش خود اطمینان حاصل کنید، ما یک راهنمای چند مرحله ای برایتان ایجاد کرده ایم که می توانید با دنبال کردن مراحل آن به راحتی یک همایش موفقیت آمیز را برگزار کنید.

نکات مهم و کلیدی برای برگزاری همایش و سمینار

1- اهداف خود را تعیین کنید.

هنگامی که در حال برنامه ریزی یک همایش هستید، باید بر روی اهداف کلی خود تمرکز نمایید. اهداف، اساسی ترین چیزی است که باید به آن فکر کنید. بدون تعیین اهداف، نمی توانید نتیجه ی همایش خود را از قبل برنامه ریزی کنید.

هنگامی که در حال تعیین اهداف خود هستید، مهم است که این 3 نکته را در نظر داشته باشید:

• اهداف خود را از قبل به درستی تعیین کنید. اگر زمان کافی برای برنامه ریزی و دستیابی به اهداف خود ندارید، موفقیت شما تا حد زیادی مبهم خواهد بود.
• یک جدول زمانی واقع بینانه برای رسیدن به اهداف خود ایجاد کنید. به خودتان زمان بدهید تا یک مکان مناسب برای برگزاری همایش پیدا کنید، یک طرح ایجاد کنید و برای اجرای آن با سخنرانان مد نظر خود مذاکره کنید. پس از تعیین جدول زمانبی به شما پیشنهاد می کنم هر کاری که ممکن است را انجام دهید تا به زمان مورد نظر خود برسید.
• اهداف واقع بینانه ای را تعیین کنید که می دانید قابل دستیابی هستند. اهداف کوچکتر منجر به یک نتیجه نهایی موفقیت آمیز می شوند، به این معنی که می توانید در مسیر رسیدن به هدف بزرگتر به نقاط عطف کوچکتری برسید.

2- رزرو محل برگزاری

محل برگزاری همایش و وسایل مورد نیاز را هر چه زودتر فراهم کنید. در برنامه ریزی رویداد، خیلی مهم است که محل برگزاری را از قبل رزرو کنید. برخی از برگزارکنندگان همایش ها از ماه ها پیش اقدام به رزرو سالن همایش می نمایند. این نه تنها به آنها امکان می دهد بهترین زمان را انتخاب کنند بلکه این اجازه را به آنها می دهد تا با بهترین قیمت این کار را انجام دهند.

3- بودجه خود را برای برگزاری همایش مدیریت کنید.

از نکات مهم و کلیدی برای برگزاری همایش این است که هنگام برنامه ریزی برای آن، اهداف مالی داشته باشید. چه قصد کسب سود داشته باشید یا خیر، باید بودجه ای واقع بینانه در نظر بگیرید تا مطمئن شوید پولتان را به درستی خرج می کنید. تنظیم بودجه به یک واقع بینی نیاز دارد و نباید خیلی زیاد باشد و نه خیلی کم.

شما باید هزینه های خود را ثبت کنید تا متوجه باشید که برای چه چیزهایی هزینه می کنید. به همین دلیل است که برنامه ریزی یک همایش از مهم ترین بخش های موثر در یک رویداد می باشد.

4- ارتباط موثر و برنامه ریزی همایش

هنگامی که همایش شما برنامه ریزی شد و تاریخ ها و زمان ها مشخص شد، باید آن را به اطلاع شرکت کنندگان برسانید. برقراری ارتباط موثر با تک تک افراد در رویداد شما یکی از مهم ترین بخش های یک همایش موفق است.

5- محتوای جذاب

یکی از بخش های اصلی پیگیری دستور کار همایش شما این است که مطمئن شوید، همایش شما از محتوایی جذاب تشکیل شده است که قرار است برای شرکت کنندگان خود بیان کنید، این محتوای جذاب میتواند همایش شما را بسازد.

اکثر همایش ها براساس یک موضوع ساخته شده اند و یا برای پاسخ به یک سوال تنظیم شده اند.

ممکن است سوال های زیر برایتان مفید باشد:

• آیا همایش شما یک جلسه می باشد؟
• آیا در همایش خود به سخنرانان اصلی نیاز دارید؟
• آیا مدت زمان همایش شما طولانی است و یا کوتاه؟

6- امکانات سالن برگزاری همایش و سمینار

هنگام برنامه ریزی برای همایش خود، باید اطمینان حاصل کنید که محل برگزاری رویداد شما مطابق با استانداردهای شماست. محل برگزاری شما باید به راحتی برای شرکت کنندگان در دسترس باشد. مهمترین بخش در انتخاب یک مکان برای همایش، امکاناتی است که ارائه می دهند.

عوامل مختلفی وجود دارد که باید هنگام برنامه ریزی یک همایش در رابطه با مکانی که انتخاب می کنید د نظر بگیرید. یکی از مهمترین نکات برای مکانی که انتخاب می کنید این است که باید محیطی آرام داشته باشد تا برای شما و تیمتان بهترین نتیجه را به همراه داشته باشد.

7- سخنران و یا سخنرانان اصلی خود را سازماندهی نمایید.

سخنرانان خوب صرف نظر از اینکه در چه حرفه ای حضور دارند، همیشه از قبل رزرو می شوند. پس باید زود وارد عمل شوید! اما فقط دنبال افرادی که در بسیاری از رویدادها صحبت کرده اند نروید. به این فکر کنید که چه کسی می تواند نکات جالبی برای به اشتراک گذاشتن داشته باشد؟

8- تبلیغات

زمانی که به تبلیغ همایش خود فکر می کنید (معمولا بین 6 تا 8 هفته قبل) مهم است که برای طراحی و چاپ بنرها و لوازم لازم برای تبلیغات زمان بگذارید.

همچنین از چند ماه قبل از برگزاری، باید برای همایش خود در شبکه های اجتماعی هیجان ایجاد نمایید.

9- کمک بخواهید و سوال بپرسید.

بسیاری از کسانی که در زمینه های مختلف برای برگزاری یک همایش با آنها کار می کنید، در زمینه ی کاری خود متخصص هستند و خیلی خوب است که هنگام تصمیم گیری با آنها مشورت نمایید.

تیم برگزاری رویدادهای آریاداناک آمادگی دارد تا به سوالات مربوط به هر جنبه ای برای برگزاری نمایشگاه و یا همایش شما، پاسخ دهند. بنابراین اگر سوالی دارید می توانید با شماره 02191017711 داخلی 2 تماس بگیرید.

10- بازخورد بگیرید.

پس از پایان رویداد، برای اینکه درک بهتری از تجربه شرکت کنندگان خود داشته باشید، می توانید از یک فرم نظرسنجی استفاده کنید تا بتوانید بازخورد آنها را برای خود جمع آوری کنید. به این ترتیب مطمئن خواهید شد که همایش هایتان بهتر و بهتر خواهند شد.